Onboarding zorgt voor een goede start
Waar vind ik mijn wachtwoord voor de systemen? Hoe vraag ik een vakantiedag aan? En wat moet ik weten over de veiligheidsregels van de locatie waar ik werk? Nieuwe medewerkers hebben veel vragen. Door te zorgen voor een goede onboarding, voelen nieuwe collega’s zich snel thuis. Ook voor de organisatie heeft een soepel inwerkproces veel voordelen.
‘Dankzij de goede onboarding kon ik een vliegende start maken’
“Al zo lang ik me kan herinneren, investeert Sodexo in de onboarding van nieuwe medewerkers,” vertelt Ouarda Ahidar, Senior Vitaliteit, Inzetbaarheid & Arbeidsgeschiktheid. Een goed onboardingproces geeft de nieuwe collega een zachte landing. Daarbij zorgt het ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel kunnen aanpassen aan hun rol en werkomgeving. Hoe eerder medewerkers beschikken over de juiste kennis en middelen, hoe effectiever ze aan de slag kunnen. Een positieve onboardingervaring kan bovendien helpen om de werknemerstevredenheid te verhogen, talent te behouden én om de bedrijfscultuur, missie en waarden van de organisatie goed te ‘laden’.
Introductiedag
Ouarda: “Er is elke maand een introductiedag voor nieuwe collega’s. Dat houdt in dat nieuwe collega’s naar het hoofdkantoor komen en daar zo veel mogelijk horen over en zien van Sodexo. Van de schoonmaakmedewerker uit Maastricht tot de general services manager in Groningen: ben je nieuw, dan word je hiervoor uitgenodigd. Tijdens deze dag stellen verschillende afdelingen zich voor en maken mensen kennis met andere Sodexo-collega’s. Ook het hele directieteam is erbij.”
Ouarda Ahidar (links) en Niranjana Ramautar (rechts)
Checklist
Eigenlijk begint de onboarding al ruim vóór de introductiedag, vervolgt Ouarda. “Wanneer een nieuwe collega de arbeidsovereenkomst ontvangt, wordt ook andere informatie meegestuurd, zoals het Welkomboekje en informatie over de Ondernemingsraad.” Omdat er soms veel geregeld moet worden, heeft de HR-afdeling een checklist gemaakt voor managers. “Zo zorgen we ervoor dat een nieuwe medewerker op de eerste dag alles heeft wat nodig is om aan de slag te gaan. Dit kan een laptop zijn met daarop de juiste systemen geïnstalleerd, een toegangspas of persoonlijke kleding en beschermingsmiddelen. Ook gaat de nieuwe medewerker online leermodules volgen. Deze gaan bijvoorbeeld over de organisatie, veiligheid en onze kernwaarden.”
Presentatie op locatie
Omdat Sodexo voor veel opdrachtgevers op verschillende locaties werkt, komen deze medewerkers zelden naar het hoofdkantoor in Rotterdam. Ouarda: “Sodexo doet er alles aan om alle medewerkers het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van de Sodexo-familie en dat er heel veel mogelijkheden zijn om je te ontwikkelen. Naast de introductiedag in Rotterdam is er ook de onboarding bij de medewerkers op hun locatie. Daar vertelt de General Service Manager over de specifieke rol en diensten van Sodexo en bijvoorbeeld belangrijke veiligheidsmaatregelen op de betreffende locatie. We vinden het belangrijk dat medewerkers betrokken blijven bij de organisatie. Bij Sodexo krijgt elke medewerker een e-mailadres waarop deze onze interne nieuwsbrief ontvangt en via de sociale app Viva Engage de verbinding kan opzoeken met andere medewerkers.”
Buddy
Tot slot krijgt elke nieuwe medewerker een buddy toegewezen. Dit is doorgaans een collega van de eigen afdeling die de nieuwe medewerker verder wegwijs maakt in de organisatie en als vraagbaak fungeert. Niranjana Ramautar, medewerker Business Information, maakte nog niet zo lang geleden zelf het onboardingproces mee. “Sodexo zorgt ervoor dat je goed begrijpt hoe het bedrijf in elkaar zit en bij wie je waarvoor moet zijn. Dat hielp me om een vliegende start te maken in mijn functie, de bedrijfscultuur te leren kennen en te begrijpen wat mijn rol was in het grotere geheel.” Ouarda en Niranjana zijn allebei zelf ook wel eens buddy geweest voor een nieuwe collega. De meest gestelde vraag? “Of we de organisatiestructuur nog eens kunnen uitleggen!” lachen ze allebei.
5 tips voor een effectief onboardingproces
Met een goed onboardingproces kunnen nieuwe medewerkers snel en succesvol aan de slag. Ga aan de slag met deze 5 tips:
1. Maak een checklist
Breng in kaart welke praktische zaken er geregeld moeten worden. Komt de medewerker in aanmerking voor een leaseauto? Zijn er veiligheidsschoenen nodig? Heeft de medewerker toegang tot voor diegene belangrijke systemen? Op de checklist kan ook een welkomstkaartje staan, een lunch met het team of een bos bloemen op de eerste werkdag.
2. Maak een plan voor de eerste werkdag
Een eerste werkdag is altijd spannend. Hoe laat en waar luncht iedereen? Wat wordt er op mijn eerste dag van me verwacht? Zorg ervoor dat de nieuwe medewerker een gevulde agenda heeft de eerste dagen en laat deze meelopen met het team.
3. Check, check, dubbelcheck
De eerste periode komt er veel op een nieuwe medewerker af. Plan momenten in om te checken of de nieuwe collega begrijpt wat er wordt verwacht, of er vragen zijn over veiligheidsmaatregelen en andere zaken.
4. Zorg voor een buddy
Een buddy kan helpen bij een goede start. De buddy is het eerste aanspreekpunt voor de nieuwe medewerker en helpt hem/haar wegwijs te maken binnen de organisatie en de functie.
5. Verbeter je onboarding continu
Vraag de nieuwe medewerker na 3 maanden feedback over het onboardingproces? Wat ging er goed? Wat kan er beter? Welke vragen zijn er nog niet beantwoord? Dit geeft de organisatie de kans om het onboardingproces steeds verder te verbeteren. Blijf bovendien betrokken bij de medewerker, ook ná de fase van onboarding. Dit draagt bij aan medewerkerstevredenheid en medewerkersbetrokkenheid.
