We geven zo snel mogelijk duidelijkheid

Op 1 december startte Sodexo de samenwerking met haar nieuwe opdrachtgever in Veghel. Sodexo verzorgt er de receptie-, postkamer-, magazijn- en restaurantservices. Wat betekende dat voor de facilitair medewerkers op deze locatie die in dienst waren van de vorige facilitypartner? Esther Lubberts, medewerker Facilitaire Helpdesk: “Je hebt op dat moment wel duizend vragen. Sodexo heeft onze zorgen ruimschoots kunnen wegnemen.”

Wij Zijn Sodexo - Overname door transitie

Toen Esther Lubberts hoorde dat de facilitaire diensten van de locatie waar zij werkte later dat jaar zouden worden uitgevoerd door Sodexo, was dat best even schrikken voor haar en haar collega’s. Esther: “De eerste vraag die bij veel mensen opkomt, is of ze hun baan behouden. Maar ook wat het betekent voor je salaris en andere arbeidsvoorwaarden.” Tineke Koopman, Interim HR Manager bij Sodexo en gespecialiseerd in overnameprocessen, heeft de transitie van Esther en haar collega’s naar Sodexo begeleid. Tineke: “Bij een transitie gunt een opdrachtgever het werk aan een andere opdrachtnemer. Daarin maken de medewerkers die dit werk doen, de overstap van de ‘oude’ werkgever naar de nieuwe werkgever die de opdracht gegund heeft gekregen.”

Van voorbereiding tot stabilisatie: een doordacht proces
Zodra bekend is dat Sodexo een nieuwe opdrachtgever heeft, gaat Tineke samen met andere Sodexo-collega’s aan de slag. Tineke: “Gemiddeld zijn er drie maanden nodig voor het transitieproces.  De transitie verloopt in 6 fases, waarvan voorbereiding de eerste is. We inventariseren dan óf er mensen zijn die overgenomen zouden moeten worden, of er mensen zijn op wie een CAO van toepassing is en of er bijvoorbeeld een Ondernemingsraad of vakbond bij betrokken is.” Sodexo formeert in deze fase een team dat de transitie zo soepel mogelijk laat verlopen. Hierbij zijn naast HR-specialisten ook collega’s betrokken van andere afdelingen. 

Werkzaamheden en arbeidsvoorwaarden inventariseren
Na de voorbereiding volgt fase 2: kennismaking. We leren de mensen kennen en voeren gesprekken aan de hand van een inventarisatielijst. Kennismaken is altijd weer spannend, omdat mensen zo verschillend reageren. De een heeft het vertrouwen dat het allemaal wel goedkomt, terwijl een ander het eigenlijk niet ziet zitten of zelfs boos is. We proberen om zo duidelijk mogelijk te zijn en onzekerheden zo snel mogelijk weg te nemen.” Daarnaast brengen we in kaart wat de arbeidsvoorwaarden zijn van de mensen die overgaan naar Sodexo. “We kijken dan bijvoorbeeld naar werkzaamheden, arbeidstijden en andere arbeidsvoorwaarden. 

Is de informatie compleet, dan volgt fase 3: ‘data validatie. Hierbij zijn Subject Matter Experts (SME’s). van Sodexo betrokken, experts in bepaalde gebieden zoals catering, cleaning, receptiediensten of technisch onderhoud. De SME’s kijken op locatie of de werkelijkheid klopt met wat in fase 2 in kaart is gebracht. Tineke: “Soms worden er werkzaamheden uitgevoerd die door de opdrachtgever in eerste instantie niet bij ons in opdracht zijn gegeven, maar die wel moeten worden gedaan. Of er zijn meer of minder medewerkers dan op papier staat.”

Voorbereiding op livegang
Fase 4 is de oplossingsfase. Hierbij legt Sodexo samen met de opdrachtgever onder andere vast wie wat doet en wie aan wie rapporteert. In deze fase wordt duidelijk hoe de dienstverlening op locatie wordt georganiseerd. Na deze fase is het tijd voor fase 5: voorbereiding op de livegang. Tineke: “Hierbij geven wij een presentatie over Sodexo aan de medewerkers die bij ons in dienst komen. Wij vertellen over de geschiedenis van ons bedrijf, over onze normen en waarden, onze dienstverlening en klanten. Dit alles om te zorgen dat men een goed beeld krijgt van hun nieuwe werkgever. Daarnaast gaat Sodexo met elke medewerker individueel in gesprek over de nieuwe arbeidsovereenkomst.” 

Zichtbaar op de werkvloer
Esther vertelt dat gedurende de transitie Tineke, haar HR-collega’s en de SME’s sessies hadden georganiseerd waarbij mensen konden aansluiten voor een presentatie over onder andere HR-zaken en dat er een inloopspreekuur is geweest.  Esther: “Dat is prettig, want het is een spannende tijd. Je hebt veel vragen, zoals wat er gebeurt met je opgebouwde vakantiedagen en vakantiegeld, extra vrije uren die je hebt afgesproken of dat je je opgebouwde dienstjaren wel behoudt.”

Tineke: “Deze fase is enorm belangrijk. Mensen kiezen zelf immers niet voor een overname. Het is een periode die veel onrust met zich mee kan brengen en wij zien het als onze verantwoordelijkheid om daar zorgvuldig mee om te gaan en mensen gerust te stellen. Daarom zorgen we dat we goed bereikbaar zijn en snel op vragen reageren. We zijn dan ook én op locatie aanwezig én per e-mail en telefoon goed bereikbaar.”

Livegang: een feestje
Sodexo maakt van de go-live dag op locatie een feestje. Tineke: “We organiseren dan iets bijzonders, bijvoorbeeld een gezamenlijk ontbijt, lunch of we eten met z’n allen een gebakje. We zorgen er ook voor dat de medewerkers een Sodexo goodie bag krijgen, het is immers een bijzondere dag. We zijn blij met de nieuwe collega’s en dat gevoel willen we graag overbrengen. We leveren immers geen producten, maar dienstverlening. De mens speelt daarbij een cruciale rol. Ook zorgen we ervoor dat alles vóór deze dag op administratief vlak goed geregeld is.” Esther vult aan: “Sodexo nodigde ons uit voor een onboardingdag op het hoofdkantoor om de organisatie te leren kennen. En er was hulp om ons wegwijs te maken in de systemen, zodat je weet waar je je loonstrook kunt vinden, wie je moet bellen als je je ziekmeldt en hoe je bijvoorbeeld verlof aanvraagt. Natuurlijk is alles online te vinden, maar in een periode met relatief veel onrust is deze hulp heel welkom.”

De laatste fase is de van stabilisatie. Tineke draagt haar werk dan over aan de HR Business Partner bij Sodexo die verantwoordelijk is voor het account. Het wordt dan voor iedereen ‘business as usal’. 
Nagenoeg alle collega’s  van Esther – rond de 35 mensen – zijn overgegaan naar Sodexo. Esther: “We zijn goed begeleid én er ook op vooruitgegaan, omdat we nu een CAO hebben. Sodexo is het enige bedrijf in Nederland dat een facilitaire CAO heeft. Ook dat geeft een goed gevoel en houvast.”

7 Tips voor organisaties in een transitiefase

Zit jouw organisatie zelf midden in een overname? En worden medewerkers overgenomen van een andere organisatie? Met deze 7 tips vergroot je de kans op een soepele overgang.

1. Zorg voor een degelijk plan
Door een plan uit te werken waarin alle fases van de transitie zijn uitgedacht, hebben zowel jouw organisatie als de partij die wordt overgenomen, houvast. Betrek op tijd alle partijen die een bijdrage kunnen leveren aan dit plan en ga er samen goed voor zitten.

2. Wees open en transparant
Een transitiefase brengt onzekerheid met zich mee voor de partij die wordt overgenomen. Communiceer open en transparant en geef waar mogelijk een tijdspad af: welke informatie kunnen medewerkers op welke momenten verwachten?

3. Wees bereikbaar
Medewerkers zitten met veel vragen. Het kan helpen om een wekelijks inloopspreekuur te houden, waar mensen deze vragen kunnen stellen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord en gesteund voelen. Organiseer daarnaast een-op-eengesprekken met medewerkers.

4. One size fits all bestaat niet
Om nieuwe medewerkers te laten passen binnen het salarishuis en de voorwaarden van jouw organisatie, is soms maatwerk nodig. Bijvoorbeeld als het gaat om extra vakantiedagen of een bepaalde toeslag. Kijk per individueel geval wat er nodig is.

5. Bied trainingen aan
Is in jouw organisatie specifieke kennis vereist? Zorg dan dat de nieuwe medewerkers trainingen kunnen volgen of wegwijs worden in een nieuw systeem.

6. Spreek je waardering uit
Het cliché is niet voor niets waar: mensen zijn het belangrijkste kapitaal van een organisatie. Spreek je waardering uit voor de expertise die nieuwe medewerkers meebrengen.

7. Zorg voor een zachte landing
Tot slot: een goed onboardingprogramma zorgt voor een zachte landing. Zorg bijvoorbeeld voor een introductiedag en koppel een buddy aan elke nieuwe medewerker. Zo leert de nieuwe medewerker de cultuur van jouw organisatie goed kennen, vindt deze er straks makkelijker de weg én voelt deze zich snel thuis in de nieuwe organisatie.

• Wil je een keertje praten over transities? Neem dan contact met ons op: Contact

• Meer lezen? Bekijk meer van onze 'Wij zijn Sodexo' verhalen