Terug naar kantoor 

Bij Sodexo hebben we het met onze klanten momenteel veel over de vraag: hoe gaan kantoorpanden weer open? Werken medewerkers weer volop op kantoor of wordt er gekozen voor een hybride vorm, waarbij zowel thuis als op kantoor wordt gewerkt? En welke impact heeft dit op de facilitaire organisatie?

Voor werkgevers zijn de afgelopen anderhalf jaar op zijn zachtst gezegd uitdagend geweest. Mensen gingen massaal thuiswerken, er moesten laptops geregeld worden en goede thuiswerkplekken. Vergaderen met - soms - de kinderen op schoot. En soms met z’n allen werken aan de keukentafel, waar de een huiswerk deed, de ander een Teams vergadering had en de derde probeerde om geconcentreerd een beleidsstuk te lezen. Nu de coronamaatregelen per 25 september verder versoepeld zijn en afstand houden niet meer verplicht is, gaan de (kantoor)panden langzaam weer open. Onze klanten hebben zich hier de laatste maanden op voorbereid.

Situatie tijdens de pandemie
Het verschilt per branche en per type organisatie hoe de opening van de (kantoor)panden verloopt. Sommige locaties werden volledig gesloten, andere - zoals UWV - bleven deels open om bijvoorbeeld cliënten te kunnen ontvangen. En weer andere - zoals de farmaceutische industrie en onderzoekslocaties - bleven tijdens de coronapandemie voor een belangrijk deel open. De situatie tijdens de pandemie heeft dan ook invloed op de situatie post-corona. 

Uitdagingen post-corona
De meeste organisaties lopen op facilitair gebied tegen een aantal uitdagingen aan:

1. Het is nog moeilijk in te schatten hoeveel medewerkers daadwerkelijk weer naar kantoor komen. Moet je als organisatie mensen afremmen of juist stimuleren elkaar weer te ontmoeten?
2. De meeste organisaties kiezen voor een hybride werkvorm, waarbij medewerkers een deel van de week thuiswerken en een deel van de week op kantoor. Maar hoe voorkom je piekbezettingen op de dinsdag en donderdag, momenteel de populairste kantoordagen?
3. Hoe kun je voorspellen hoeveel inzet er nodig is van de facilitaire diensten, zoals schoonmaak en catering, niet alleen nu maar ook op de langere termijn?

Paul Heemskerk, facilitair Manager bij Koninklijk Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants te Amsterdam, zegt hierover:

We verwachten dat na 25 september de medewerkers de weg terug naar kantoor weer weten te vinden. In welke mate dit zal zijn, weten we niet precies. Ik schat dat zo’n 50% van de tijd thuisgewerkt zal worden. De 1,5 meterregel houden we voorlopig in stand. De grootste uitdaging voor de facilitaire organisatie hierbij is het op maat kunnen aanbieden van de juiste werkplekken en faciliteiten. Dat het anders zal zijn dan voorheen, is een ding dat zeker is."

Bart-Jan Lijnkamp van Achmea Facilitair Bedrijf & Vastgoed en Documentlogistiek, geeft aan:

Al voor corona werd veel thuis gewerkt door Achmea medewerkers. We verwachten dat dit nu verder zal toenemen. Voor Achmea is het belangrijk dat medewerkers met elkaar samenwerken en elkaar soms ook echt ontmoeten om binding te houden met elkaar en de organisatie. Medewerkers maken binnen hun team afspraken hoe ze deze samenwerking organiseren en hoe vaak ze naar kantoor komen. We verwachten dat in de praktijk gemiddeld genomen medewerkers twee dagen thuis werken. Wij willen voor onze medewerkers een inspirerende werkomgeving creëren waar ze optimaal kunnen samenwerken en onderlinge ontmoetingen worden gestimuleerd. De uitdaging daarbij is om met behulp van data en feiten onze werkomgeving zo in te richten dat medewerkers productiever zijn en meer werkvreugde ervaren.“

Behoefte aan voorspellen bezetting
Er is kortom behoefte aan de mogelijkheid om de bezetting op de werkplek te voorspellen. In het Qlubhuis, Sodexo’s hoofdkantoor, start daarom een pilot met sensors die meten hoeveel mensen zich op elk moment op verschillende plekken op kantoor bevinden en die gedrag van mensen monitoren. Is er bijvoorbeeld een piek in het restaurant op een bepaald tijdstip of eten mensen post-corona op andere momenten? Is het om 16:00 uur heel rustig in de vergaderzalen of wordt er dan juist overlegd? Sodexo creëert hiermee waardevolle inzichten in hoe het werken post-corona eruitziet en kan klanten adviseren over aangepaste en nieuwe werkconcepten. Zo zien we ook dat reserveringstools steeds belangrijker worden. Dergelijke tools maken het bijvoorbeeld mogelijk om piekbezettingen op bepaalde momenten te voorkomen.

Sodexo denkt mee
Hoe pakt jouw organisatie het aan? We denken graag met je mee. We hebben tijdens de pandemie veel ervaring opgedaan met nieuwe werkconcepten en slimme oplossingen. Neem contact op met je vaste contactpersoon bij Sodexo of stuur een berichtje naar marketing.en.communicatie.nl@sodexo.com.